In vielen Unternehmen ist Excel nach wie vor das zentrale Werkzeug, um technische Produktinformationen zu verwalten, Angebote zu vergleichen und Entscheidungen im strategischen Einkauf vorzubereiten. Doch 2026 stößt dieser Ansatz an klare Grenzen. Die Elektro- und Elektronikindustrie ist geprägt von hoher Variantenvielfalt, komplexen Wertschöpfungsketten und uneinheitlichen Datenstrukturen. Unter diesen Bedingungen ist Excel nicht nur unpraktisch – es verhindert Transparenz und belastbare Entscheidungen.

Warum technische Produktdaten für den Einkauf so kritisch sind

Produktgruppen wie Schaltgeräte, Transformatoren, Halbleiter oder Verbindungstechnik umfassen häufig mehrere hundert Attribute pro Artikel. Hersteller liefern diese Informationen in unterschiedlichen Formaten und mit uneinheitlichen technischen Bezeichnungen.

Typische Herausforderungen:

• fehlende oder inkonsistente ETIM-Zuordnungen

• mehrere Datenversionen zwischen Abteilungen

• manuelle Pflege durch Kopieren, Sortieren und Ergänzen

• Fehleranfälligkeit bei großen Datenmengen

• fehlende Vergleichbarkeit über Herstellergrenzen hinweg

Für den Einkauf bedeutet das:
Entscheidungen basieren nicht auf vollständigen oder vergleichbaren Daten, sondern auf Fragmenten.

Wo Excel strukturell an Grenzen stößt

Excel wurde nicht dafür gebaut, komplexe technische Produktinformationen in dynamischen Umgebungen zu verwalten. Das macht sich in mehreren Bereichen bemerkbar:

• fehlende Skalierbarkeit bei 20.000–50.000 Varianten

• keine automatische Standardisierung von Attributen

• keine logische Verknüpfung zwischen Produkten, Versionen oder Alternativen

• kein Single Source of Truth: jede Datei ist eine lokale Wahrheit

• hohe Fehlerquote durch manuelle Übertragungen

Je komplexer ein Portfolio, desto wahrscheinlicher entstehen Informationsinseln.

Konsequenzen für den Einkauf

Der größte Effekt zeigt sich dort, wo Entscheidungen getroffen werden:

• Angebotsvergleiche basieren auf unvollständigen technischen Daten

• Alternativen werden übersehen, weil Attribute nicht konsistent vorliegen

• Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten bleiben bestehen

• Marktentwicklungen lassen sich schwer erkennen

• Datenmanagement frisst Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt

In Summe:
Ohne einheitliche, zentrale Datenbasis bleibt der Einkauf reaktiv – nicht strategisch.

Der Single Point of Truth als Lösung

Ein Single Point of Truth (SPOT) umfasst mehr als eine zentrale Datenbank. Er ist eine technisch standardisierte Grundlage für Entscheidungen.

Ein SPOT bedeutet:

• automatisierte Datenextraktion aus Herstellerquellen

• einheitliche Strukturierung und Normalisierung der Attribute

• konsistente ETIM-Mappings

• KI-gestütztes Matching technischer Alternativen

• verbindliche Datenbasis für Einkauf, Engineering und Produktmanagement

• transparente Verknüpfung aller relevanten Informationen

Lösungen wie collatio setzen genau hier an: Sie schaffen belastbare technische Vergleichbarkeit in einem Markt, der durch Variantenvielfalt und fehlende Standards geprägt ist. Durch automatisierte Standardisierung und Matching entstehen Markttransparenz und Entscheidungsqualität.

Was Unternehmen 2026 gewinnen

Wer technische Produktinformationen in einen SPOT überführt, erreicht:

• signifikante Reduktion manueller Pflegeaufwände

• konsistente Daten für alle Beteiligten

• bessere Vergleichbarkeit von Angeboten

• schnelleres Identifizieren technischer Alternativen

• mehr Unabhängigkeit von einzelnen Lieferanten

• präzisere Verhandlungen durch verlässliche Datenbasis

Eine saubere technische Datenbasis wird damit zum zentralen Wettbewerbsfaktor.